Organizacja eventów to domena, którą na co dzień zajmują się firmy i agencje eventowe. To ich zadaniem, jest tworzyć scenariusze udanych spotkań i imprez integracyjnych.
Dobra agencja eventowa powinna te scenariusze tworzyć w oparciu o potrzebę klienta, który zgłosił się z zamiarem stworzenia wydarzenia. To na podstawie analizy zapotrzebowania czy też otrzymanych wytycznych agencja eventowa tworzy zarys czy też koncepcję wydarzenia. Po akceptacji koncepcji i budżetu przez klienta agencja eventowa przystępuje do realizacji czyli tzw. produkcji wydarzenia.
Agencja eventowa – kto tam pracuje?
Agencja eventowa to firma, w której na co dzień pracują specjaliści, którzy zajmują się marketingiem, sprzedażą, znają się na zarządzaniu zespołem produkcyjnym czy też mają doskonałą wiedzę z turystyki. Idealnie jeśli potrafią łączyć te wszystkie umiejętności z doborem właściwych atrakcji i są w stanie skoordynować logistykę i artystów. Czy tak jest w każdej agencji eventowej? Tego oczywiście nie wiem, ale mam pewności, że zespół firmy eventowej Everal tworzą specjaliści i te wszystkie cechy można w nich odkryć.
Firma eventowa a agencja eventowa
Z pozoru nazwa nie wiele się różni. Przecież każda agencja jest firmą ale czy oby na pewno jest firmą eventową? Praca agencji eventowej w dużej mierze opiera się na pracy kreatywnej. Zadaniem pracujących w niej zespołów jest tworzenie i spięcie w całość wydarzenia. Bardzo częstym jest fakt, że agencja eventowa to jedynie albo aż ludzie. Nie posiadają oni własnego sprzętu, a doświadczenie i wiedzę skąd ten sprzęt do realizacji wydarzenie pozyskać.
Firma eventowa to z kolei taki rodzaj agencji eventowej, która poza wiedzą ludzi, doświadczeniem produkcyjnym czy umiejętnością kompleksowej organizacji eventów posiada zaplecze sprzętowe, które umożliwia realizację stworzonych projektów i wizji event managerów.
Z kim lepiej pracować: firmą czy agencją eventową?
Praca z agencją eventową ma oczywiście swoje plusy. Każda agencja eventowa posiada tzw. zespół kreatywny, zadaniem którego jest tworzenie najbardziej wymyślnych scenariuszu eventów. Wydarzenia tworzone przez agencję eventową bardzo często szybują w górę, a jedyne co je ogranicza to budżety klientów czy wizja event managera.
Firma eventowa działa odrobinę inaczej. Pracuje ona na własnym sprzęcie, dzięki któremu jest w stanie stworzyć niesamowite projekty wydarzeń. Oczywistym jest, że nie każda firma eventowa stworzy wyjątkowy scenariusz wydarzenia, ale bardzo często nie ma z tym najmniejszego problemu. Pracownicy firm eventowych bazując na własnym sprzęcie mają zdecydowanie większe doświadczenie w tworzeniu wydarzeń niż pracownicy agencji eventowych.
Agencja czy firma eventowa? Kogo wybrać?
Dwa bardzo podobne twory rynkowe, jednak odrobinę inne zasady. Agencja czy firma – jeśli i Ty zastanawiasz się kogo wybrać to wiedz, że nie tylko Ty masz z tym problem. To pytanie przed którym bardzo często nie mamy okazji bezpośrednio stanąć. Na rynku działa wiele łudząco podobnych firm, mających w ofercie podobne atrakcje. Finał jest taki, że nie do końca wiemy z kim pracujemy. Co różni agencję eventową od firmy eventowej?
Agencja eventowa bazuje zazwyczaj na sprzęcie podnajętym od dostawców. Firma eventowa pracuje na sprzęcie własnym. Finalnie, dla nabywcy usług oznacza to, że współpraca z firmą eventową jest tańsza niż z agencją eventową. Firma eventowa nie dolicza prowizji za pośrednictwo, bowiem pracuje przecież na własnym sprzęcie. Firma eventowa nie musi wielokrotnie potwierdzać dostępności towaru, bo wie przecież co ma w magazynach. Finalnie zatem współpraca z firmą eventową będzie tańsza niż z agencją.